Control horario, fichaje y control de accesos para empresas en toda España

Sí. Desde mayo de 2019 (Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), todas las empresas deben registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora, sea cual sea su tamaño. La forma de organizarlo se fija por convenio o acuerdo de empresa o, si no lo hay, la decide la empresa previa consulta con la representación legal de la plantilla.

Hoy la ley no impone un formato: papel, hoja de cálculo o sistema digital son válidos si el registro es fiable y refleja la jornada real. El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto para exigir un registro digital, con acceso a distancia para la Inspección, pero mientras no se publique en el BOE no es obligatorio. Un sistema digital ya cumple la norma actual y te deja preparado para la nueva.

No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, sancionada con multas de 751 a 7.500 euros.

La hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona, cada día (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Si hay horas extra, se totalizan en cada periodo de pago y se entrega copia del resumen con la nómina (art. 35.5); en los contratos a tiempo parcial, la jornada se totaliza cada mes y el resumen se entrega junto con la nómina (art. 12.4.c). La ley no menciona las pausas, pero conviene registrarlas para que el total refleje el tiempo de trabajo efectivo. Todo se conserva cuatro años.

Depende de cómo trabaja tu plantilla. En un centro de trabajo, un terminal con tarjeta o PIN en la entrada; si hay teletrabajo o personal en ruta, la app móvil; y si hay varios centros, todo en el mismo panel. En cualquier caso, el software debe separar horas ordinarias y extraordinarias, exportar el registro de cualquier persona y periodo para la Inspección y pasar las horas a tu programa de nóminas.

Sí. La mayoría de terminales permiten exigir las dos cosas en cada fichaje. Es la forma más sencilla de evitar que alguien fiche con la tarjeta de otra persona sin recurrir a la huella ni al reconocimiento facial, que son datos de categoría especial.

Las visitas no fichan en el registro de jornada, que es solo para la plantilla, pero sí pueden pasar por el control de accesos: se les da una credencial temporal limitada a las zonas y al horario de la visita, que deja de abrir cuando termina, y cada apertura queda registrada. Con un videoportero IP puedes ver quién llama y abrir a distancia.

Con muchas cautelas. Para la AEPD (guía de noviembre de 2023), la huella y los rasgos faciales son datos de categoría especial, también cuando se guardan como plantilla cifrada; considera que, en general, no hay base jurídica para usarlos para fichar, que el consentimiento no es válido en la relación laboral y que hace falta una evaluación de impacto previa. Por eso proponemos tarjeta, PIN o app, que cumplen sin tratar datos sensibles. Si tu caso lo justifica, por ejemplo una zona de alta seguridad, lo analizamos antes contigo y con tu asesor de protección de datos.

Sí, informando antes a la plantilla (artículo 90 de la LOPDGDD) y limitando la ubicación al momento del fichaje, sin seguimiento continuo. Es la opción adecuada para teletrabajo y personal en ruta.

Cuatro años, a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. El sistema hace copias automáticas y exporta el registro de cualquier persona y periodo en varios formatos.

Sí. Integramos con A3, Sage, Meta4, ContaPlus y cualquier software con API. Las horas pasan solas a nóminas, sin teclearlas de nuevo ni errores de cálculo.

Los terminales tienen batería de respaldo para 8 a 12 horas y guardan los fichajes sin conexión. Cuando vuelve la red, se sincronizan automáticamente.

Sí. La app móvil permite fichar desde casa o desde el cliente, con la ubicación comprobada al fichar y foto de verificación opcional, y todo llega al mismo panel que los terminales.

Una instalación típica para 50 a 100 empleados se completa en 3 a 5 días laborables, con la instalación física, la configuración, el alta de usuarios y la formación.